اطلاع رسانی علم ارتباط

1-   روابط عمومی باید اطلاعات لازم در باره سازمان خود را قبل از آنکه مورد سوال قرار گیرد از طریق وسایل ارتباطی در اختیار مردم قرار دهد.

2- روابط عمومی می‌بایستی نقش اداره اطلاعات را در پاسخ پرسش‌های مردم در امور مربوط به سازمان دارا باشد.

3- برقراری تماس‌های لازم و دائم با ارباب جراید، رادیو و تلویزیون، خبرگزاری‌ها و سایت‌های خبری و تهیه فیلم‌های خبری و مستند از فعالیت‌های سازمان از دیگر وظایف روابط عمومی است.

4- انتشارات و برنامه‌ریزی مربوط به آن، تهیه و بهروز رسانه سایت‌ سازمانی و تهیه نشریه داخلی، پوستر، سالنامه، خبرنامه و انتشار گزارش‌هایی در باره معرفی و پیشرفت سازمان و تلاش در انتشار اخبار و رویدادهای مهم سازمان.

5- تهیه خبر و تحریر گزارش و مقاله برای رسانه‌ها و سایت‌ سازمان .

6- بیان اهمیت و اثرات نتایج برنامه‌های اصلاحی برای مردم از طریق وسایل ارتباط جمعی و سایبر.

چهره واقعی سازمان با کوشش‌هایی که در زمینه‌های فرهنگی، ‌اجتماعی، خبری و آموزشی انجام می‌دهد و موفقیت‌هایی که به آن نایل شده است و تحولاتی که به تدریج شکل می‌گیرد، به تناوب وسیله سایت‌ها و رسانه‌ها در صورت ضرورت به زبان‌های مختلف به همه بشناسند و علایق صاحب‌نظران را نسبت به فعالیت‌های سازمان جلب کند و پیوند‌های موجود را مستحکم‌تر سازد.با توجه به اینکه ارقام وظیفه گویایی در ارشاد و آگاهی مردم عهده دار است، بهره‌مندی روابط عمومی از یک واحد اطلاعات و اخبار و آماری کاملاً ضروری به نظر می‌رسد و موجب تشویق مردم به دوری از دیر باوری می‌شود.( دفتر موج )

6- روابط عمومی و رسانه ها

روابط عمومی به عنوان علم ، هنر و فن نقش سازنده و تعیین کننده ای در برقراری تفاهم و اعتماد متقابل بین افراد و نهادهای مختلف اجتماعی به عهده دارد. و به کمک تکنیک های خاص خود می تواند به نحو مطلوب به اهداف خود در جهت اطلاع رسانی نایل آید.( سعیدی، 1387 ، 12 )

روشن است  که وسایل ارتباط جمعی اهداف گوناگون از جمله تهیه و ارسال خبر، آموزش، سرگرمی و رهبری افکار عمومی را به عهده دارند و در این راستا موظف هستند که سطح آگاهی مخاطبان خود را افزایش داده و اندیشه های درست و منطقی را در میان آنها افزایش دهند،(علیپور ملاباشی، 1389، 10 )

و این وسایل ، رسانه هایی هستند که بیش از همه با روابط عمومی ارتباط دارند.این رسانه ها به ارتباط گران اجازه می دهند با هزینه پایین ( در مقایسه با هزینه برقراری تماس به شکل فرد به فرد) با شمار زیادی از افراد که پیش از این تصمیم به انتخاب، خریداری و استفاده از آن روزنامه ، مجله یا برنامه خاص گرفته اند، ارتباط برقرار کنند.

بخش عمده ارتباطات روابط عمومی شکل واسطه ای دارد، هر چند باید به خاطر داشت که روابط عمومی از واسطه های مستقیم مثل برشورها یا ویدئوهای تولیدی شرکت هم استفاده می کند که محتوای آنها به طور کلی توسط فرستنده ( روابط عمومی ) کنترل می شود.نکته جالب اینکه اینترنت امکان برقراری هر دو نوع ارتباط را فراهم می کند.برخی وب سایت ها مربوط به سازمان های رسانه ای هستند که در آن ها مطالب ورودی در کنترل روزنامه نگارن است.( فاوکس، 1389 ، 45 )

علاوه بر این ، ارتباط روابط عمومی ها با رسانه ها، یکی از وظایف اصلی روابط عمومی است؛ به گونه ای که یکی از تعاریف روابط عمومی، آن را « کابرد خردمندانه »رسانه ها برای نفوذ در« افکار عمومی» می داند. بنابراین توفیق روابط عمومی در تاثیرگذاری کامل بر افکار عمومی نیازمند بهره برداری بهینه از ارتباط سنتی، رسانه ای و مستقیم است.

بیش تر ژورنالیست ها، به دلیل ماهیت شغلشان ، از طریق یک کانال با مخاطبان خود ارتباط برقرار می کنند، یعنی از راه رسانه ای که فعالیت های کاری آنها را منتشر یا پخش می کند.حرفه ای های روابط عمومی از کانال های مختلفی برای برقراری ارتباط با مخاطبان از پیش تعیین شده خود استفاده می کنند.این کانال ها، می توانند ترکیبی از رسانه های جمعی باشند مانند روزنامه ها، مجلات ، رادیو و تلویزیون، یا شامل کانال هایی چون ارسال پست مستقیم[6]، توزیع جزوات، پوسترها، خبرنامه ها، بروشورهای تجاری و نمایش پیام ها روی اینترنت.( ویلکاکس و دیگران،1386 ،24 )

وسایل ارتباط جمعی با داشتن ویژگی هایی نظیر سرعت انتشار پیام، گسترة توزیع پیام، افزایش گیرایی و جذابیت پیام و نیاز نداشتن به صرف هزینه های زیاد، از قابلیت شایان توجهی برای کاربرد در روابط عمومی برخوردار هستند، به عبارت صریحتر روابط عمومی بدون کاربرد رسانه ها ، نمی تواند به اهداف خود دست یابد و برای توفیق خود، محتاج و نیازمند ارتباط اصولی با رسانه هاست. تأمل در کارکردهای رسانه ها و روابط عمومی، نشان می دهد که این دو از لحاظ شیوه های کاری و اهداف، دارای شباهت و فصل های مشترک زیادی هستند که در زیر به دو مورد از آنها اشاره می شود.

1- اطلاع رسانی: یکی از وظایف اصلی رسانه ها، اطلاع رسانی به مردم است. رادیو، تلویزیون و مطبوعات، هر روز انبوهی از اطلاعات و پیام ها را به صورت نوشته یا صدا و تصویر در قالب های مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فیلم، نمایش و .... به مردم عرضه می کنند. از طرف دیگر، مطالعة شرح وظایف روابط عمومی حاکی از آن است که روابط عمومی نیز همچون رسانه ها، درصدد اطلاع رسانی است و این از وظایف عمدة آن محسوب می شود.

2- تاثیرگذاری بر افکار عمومی: تاثیرگذاری بر افکار عمومی و جلب توجه آن، از اهداف مشترک رسانه ها و روابط عمومی است. همچنین، هردو، از افکار عمومی تاثیر پذیرفته و سعی دارند برای کارآیی بیشتر، پس فرمت های آن را درباره عملکرد خود بررسی کنند. ( امیرصالحی, میرگلوبیات، 1388 )

- نتیجه گیری 

با توجه به آنچه که بیان شد و در تعریف های روابط عمومی ، ویژگی های بیان شده توسط صاحبنظران روابط عمومی، مهارت ها،  فعالیت ها و عملکرد سازمان ها در بخش روابط عمومی و تاکید این بخش ها به سنجش نظر مخاطبان به منظور ارتقای سطح اطلاع رسانی و آگاهی بخشی می توان گفت  که روابط عمومی ها از طریق رسانه ها و فناوری های نوین ارتباطات اجتماعی که به عنوان بستر و وسیله ای تاثیرگذار در دستان کارگزاران روابط عمومی عمل می کنند، توانایی و قدرت بالایی در افزایش سطح آگاهی و دانایی مخاطبان دارند.بنابراین، فعال کردن بخش ارتباطات و امور رسانه ای در روابط عمومی های سازمان های مختلف اجتماعی، فرهنگی و غیره می تواند موجب افزایش آگاهی گروه های مخاطب مختلف در جامعه شود.

بر این اساس ، روابط عمومی ها به عنوان واحدهای اطلاعاتی و ارتباطی باید همواره پویا، علمی و اثربخش عمل کنند و به دنبال روش های نوین و جدیدی برای دریافت و انتقال اطلاعات به مخاطب و برقراری ارتباطی موثر و اثربخش و سریع با مخاطبان خود باشند.

منابع :

•جلالی، علی اکبر،1388، روابط عمومی 2 ،  تهران، نشر کارگزار روابط عمومی.

•سعیدی ، رحمان ، 1387 ، تکنیک های روابط عمومی، تهران ، نشر سمت.

•مهرداد، هرمز، 1380 ، نظریه ها و مفاهیم ارتباط جمعی، ، چاپ اول ، تهران ، نشر موسسه فاران.